Сменный рапорт и справка ЭСМ-7 при аренде спецтехники

Что такое сменный рапорт и справка ЭСМ-7

Формы утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 и введены с 1 декабря 1997 года. В альбоме по учету работы строительных машин семь форм, заказчику чаще всего встречаются три: ЭСМ-2 «Путевой лист строительной машины», ЭСМ-3 «Рапорт о работе строительной машины (механизма)» и ЭСМ-7 «Справка для расчетов за выполненные работы (услуги)» (в тексте постановления она названа «Справка о выполненных работах (услугах)»).

Сменным рапортом на практике называют рапорт о работе строительной машины ЭСМ-3 и его аналоги: в нем по дням записаны объект, начало и окончание работы, отработанные часы, простои с причинами и виновником, расход топлива. По указаниям к форме рапорт выписывают в одном экземпляре, результаты работы и простоев каждый день подтверждает заказчик подписью и штампом, а в конце декады рапорт подписывают машинист, прораб и начальник участка и сдают в бухгалтерию.

Справка ЭСМ-7 нужна для расчетов исполнителя с заказчиком и для подтверждения того, что работа машиной выполнена. Ее составляют представители заказчика и исполнителя на основании путевого листа ЭСМ-2 или рапортов ЭСМ-1 и ЭСМ-3, на каждый рапорт или путевой лист - отдельная справка. Бухгалтерия исполнителя прикладывает ее к документу, который выставляет заказчику на оплату.

Обязательны ли формы после 2013 года

С 1 января 2013 года действует закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ. По части 4 статьи 9 формы первичных документов определяет руководитель организации, а Минфин в информации ПЗ-10/2012 прямо указал: формы из альбомов унифицированных форм с этой даты не обязательны. Обязательным остается другое - каждый факт хозяйственной жизни оформляют первичным документом (часть 1 статьи 9), и в нем должны быть все реквизиты из части 2 статьи 9.

Поэтому исполнитель может вести рапорт по форме ЭСМ-3, по своей форме или в электронном виде с электронной подписью (часть 5 статьи 9). Многие продолжают пользоваться ЭСМ-3 и ЭСМ-7: формы знакомы бухгалтерам и проверяющим. Для бюджетных заказчиков формы первичных документов устанавливает бюджетное законодательство - это тоже сказано в части 4 статьи 9.

Обязательные реквизиты рапорта

Какую бы форму ни выбрали, по части 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ в документе должны быть:

• наименование документа и дата составления;
• наименование организации, которая его составила;
• содержание операции: какая машина, на каком объекте, какие работы;
• величина в натуральном и денежном выражении: машино-часы, цена часа, сумма;
• должности, подписи, фамилии и инициалы ответственных лиц с обеих сторон.

Что вписать в справку ЭСМ-7

В бланке ЭСМ-7 есть организация-исполнитель и заказчик, объект с адресом, машина с маркой и государственным номерным знаком, фамилии машинистов и период работы. В таблице - вид работы, отработанные машино-часы, стоимость одного машино-часа и всей работы, отдельной строкой простои по вине заказчика, сумма НДС и итог. Машино-часы дублируют прописью, справку подписывают заказчик и исполнитель.

Стоимость, по указаниям к форме, берут в договорных ценах. Если в договоре оговорена минимальная смена, например 7+1 часов, и оплата простоев, проверьте, что справка считает часы именно так. Строку простоев стоит сверять с рапортом: если в рапорте простой записан на исполнителя, в справке его быть не должно.

Как связаны рапорт, путевой лист и акт при аренде с экипажем

При аренде с экипажем (статья 632 ГК РФ) машиной управляет машинист исполнителя, а заказчик платит за время работы. Цепочка документов обычно такая: машинист ведет сменный рапорт или путевой лист, заказчик каждую смену подписывает часы, по закрытому рапорту составляют справку ЭСМ-7, на ее основании исполнитель выставляет акт или УПД и счет.

У машин на автомобильном шасси - автокрана, автовышки, манипулятора - водитель-машинист ездит по дорогам с путевым листом автомобиля; его состав и порядок оформления установлены приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390. Отметки заказчика о часах работы тогда ставят в путевом листе или в отдельном рапорте. У экскаватора и погрузчика роль первичного документа чаще играет рапорт ЭСМ-3 или путевой лист строительной машины ЭСМ-2.

Подписывайте рапорт в конце каждой смены, а не задним числом за месяц: спор о часах решают по подписанным документам, а по части 3 статьи 9 закона № 402-ФЗ первичный документ составляют при совершении операции или сразу после нее. Хранить первичные документы - не меньше пяти лет после отчетного года (статья 29).

Что указать в заявке

• Какая техника и на сколько смен, адрес объекта
• Нужен ли сменный рапорт по форме ЭСМ-3 или подойдет форма исполнителя
• Нужна ли справка ЭСМ-7 к счету и кто подписывает со стороны заказчика
• Как считать смену: минимальные часы, переработка, простои
• Нужны ли документы в ЭДО, работаете ли вы с НДС
• Есть ли у вас требования бюджетного учета к форме документов

Читайте также

• Договор аренды спецтехники с экипажем: образец 2026
• Договор аренды спецтехники без экипажа (холодная аренда)
• Аренда спецтехники в Москве и области
• Аренда экскаватора в Москве
• Справочник заказчика спецтехники